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Cos’è la fattura elettronica B2B?

Per fattura B2B, ossia “Business to Business”, si intende la fattura emessa e ricevuta tra due soggetti privati. Il fatto di essere elettronica implica che essa è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico e scambiata tramite il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.
Le fatture elettroniche sono create secondo lo standard definito dall’Agenzia delle Entrate mediante file XML, come già accade per le fatture verso la Pubblica Amministrazione e devono essere conservate digitalmente per dieci anni.

Posso stampare una fattura elettronica e conservarla in forma cartacea?

Tecnicamente si, è possibile utilizzare un apposito visualizzatore per poi stampare la fattura, ma da un punto di vista fiscale non ha nessun valore in quanto l’unica fattura valida è quella in formato XML, trasmessa tramite il Sistema di Interscambio.

Se emetto una fattura sono obbligato ad effettuare la conservazione digitale a norma?

Si, l’obbligo di conservazione è in capo sia al cedente/prestatore che al cessionario/committente.

A chi devo rivolgermi per effettuare la conservazione delle fatture elettroniche?

L’Agenzia delle Entrate offre un servizio di conservazione al quale bisogna aderire accedendo al sito dell’Agenzia tramite SPID, CNS e credenziali Entratel o sottoscrivendo l’accordo di servizio triennale.
In alternativa è possibile utilizzare l’HUB digitale DocEasy, nel qual caso la conservazione è compresa nel servizio di firma, invio e spedizione delle fatture elettroniche.

Come comunico il mio indirizzo telematico?

E’ possibile comunicare l’indirizzo telematico sul sito dell’Agenzia delle Entrate https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale, entrando con le proprie credenziali FISCONLINE, CSN o SPID.

Se una fattura elettronica viene scartata da parte dello SDI, si può procedere all’invio dello stesso documento con un numero diverso e stessa data del precedente?

Il file scartato dal SdI deve essere preferibilmente emesso (ossia nuovamente inviata tramite SdI entro cinque giorni dalla notifica di scarto) con la data ed il numero del documento originario.
Qualora l’emissione del documento con medesimo numero e data non sia possibile, si può procedere nei modi seguenti:

Emissione di una fattura con nuovo numero e data, per la quale risulti un collegamento alla precedente fattura scartata da SdI e successivamente stornata con variazione contabile interna onde rendere comunque evidente la tempestività della fattura stessa rispetto all’operazione che documenta;
Emissione di una fattura come indicato nel punto precedente, ma ricorrendo ad una specifica numerazione che, nel rispetto della sua progressività, faccia emergere che si tratta di un documento rettificativo del precedente, variamente viziato e scartato dal SdI.

Dal 1° luglio in che modo posso ricevere le fatture elettroniche?

Con la fattura B2B si è introdotto il concetto di indirizzo telematico che in sostanza indica un recapito elettronico in cui vengono inviate le fatture.
Come indirizzo telematico può essere definita una casella PEC oppure un codice di 7 cifre fornito da un intermediario. In quest’ultimo caso DocEasy è un intermediario il cui codice destinatario è J6URRTW.
Le fatture elettroniche vengono recapitate esclusivamente dal Sistema di Intercambio dell’Agenzia delle Entrate al destinatario in differenti modalità, in funzione di quale indirizzo telematico il destinatario ha scelto.
Per meglio chiarire gli scenari, riassumiamo i possibili casi:

Non comunico il mio indirizzo telematico: è sicuramente la scelta peggiore che può essere fatta! In questo caso è probabile che un fornitore che deve emettere fattura recuperi la PEC del destinatario dal sito del Ministero IniPEC e la inserisca nella fattura come indirizzo telematico di destinazione. Diversamente (e potrebbe essere la maggioranza dei casi) il fornitore indicherà in fattura solo la partita IVA del cliente, nel qual caso la fattura sarà resa disponibile sul sito dell’Agenzia delle Entrate. ATTENZIONE: la data di ricezione è da considerarsi differente nei due casi, si veda la domanda relativa a: “Qual è la data di ricezione della fattura?”.
Comunico il mio indirizzo telematico a tutti i miei fornitori: questa scelta è sicuramente migliore rispetto a quella illustrata sopra, ma poco efficiente perché presenta tre criticità:
non c’è certezza che il fornitore aggiorni correttamente la sua anagrafica cliente, con il rischio che la fattura venga recapitata presso l’area riservata del soggetto ricevente dell’Agenzia delle Entrate;
se devo ricevere fattura da un nuovo fornitore devo ricordarmi di comunicare il mio indirizzo telematico altrimenti si rischia che la fattura venga recapitata presso l’area riservata dell’Agenzia delle Entrate;
se voglio variare il mio indirizzo telematico devo ricordarmi di comunicarlo a tutti i miei fornitori.
Censisco il mio indirizzo telematico nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate: benché non sia obbligatorio, è sicuramente l’ opzione più corretta e sensata da effettuare, perché in questo modo la scelta fatta sul sito dell’Agenzia prevarrà sulle indicazioni inserite in fattura da parte dei fornitori e si riceverà sempre le fatture presso l’indirizzo telematico indicato.

A chi devo comunicare il mio indirizzo telematico?

L’indirizzo telematico può essere censito all’interno del sito dell’Agenzia delle Entrate accedendo tramite SPID, CNS o credenziali Fisconline, oppure rivolgendosi al proprio commercialista.

Posso richiedere in autonomia un codice destinatario per la mia azienda all' Agenzia delle Entrate?

Il codice destinatario può essere richiesto solo dagli intermediari che offrono idonee garanzie tecniche e accreditati con il Sistema di Interscambio. Quindi nella maggior parte dei casi, un’azienda non è in grado di richiedere un codice destinatario.

Per ricevere le fatture, è meglio usare la PEC o codice destinatario DocEasy?

Benché sia possibile usare il canale PEC per ricevere le fatture è comunque preferibile utilizzare il codice destinatario DocEasy. Ecco perché:
La gestione della PEC è stata concepita per piccoli volumi di fatture, se si decide di utilizzare questo canale è necessario prestare attenzione a:

non avere la casella PEC piena, nel qual caso la fattura che non potrà essere recapitata sarà resa disponibile sul sito dell’Agenzia delle Entrata e si riterrà comunque emessa;
non rispondere alle PEC provenienti dal Sistema di Interscambio per contestazioni di fatture perché verrebbero ignorate e comunque non saranno recapitate al fornitore che ha emesso la fattura;
scaricare la fattura e inviarla ad un sistema di conservazione nel caso in cui non si sia optato per il servizio dell’Agenzia delle Entrate;
non avere la necessità di ricevere fatture con allegati superiori a 30 MB, limite massimo per i messaggi PEC.

Utilizzando il codice destinatario DocEasy (J6URRTW) il processo di ricezione fatture è semplificato perché:

non è necessario monitorare nessuna casella PEC;
le fatture XML ricevute sono trasformate in PDF e inviate con una e-mail di cortesia su un indirizzo di posta standard;
la conservazione delle fatture ricevute è automatica;
ogni fattura ricevuta può avere allegata fino ad un massimo di 150 MB;
è sempre possibile, in qualunque momento, accedere all’area WEB DocEasy per consultare tutte le fatture ricevute;
è possibile sfruttare altre funzionalità messe a disposizione dalla piattaforma DocEasy.

Se scelgo di ricevere le fatture via PEC mi saranno recapitate in formato XML o PDF ?

Le fatture ricevute via PEC saranno esclusivamente in formato XML.

Se la mia PEC è piena, cosa succede ?

Se la casella PEC risulta piena e il messaggio non può essere recapitato, la fattura sarà messa a disposizione sul sito dell’Agenzia delle Entrate a cui si accede tramite SPID, CNS o credenziali Entratel.
ATTENZIONE: Anche se non recapitata oppure letta la fattura si considera comunque emessa.

Se ricevo le fatture via PEC sono obbligato a conservare anche il messaggio PEC

Si, i messaggi PEC che contengono la fattura vanno conservati a norma, in linea generale, a prescindere dalle fatture elettroniche.

Se la fattura che ricevo non è corretta, come mi comporto ?

È necessario contattare il fornitore e richiedere la nota di credito e quindi l’emissione di una nuova fattura con numerazione differente. La fattura dopo essere transitata dal Sistema di Interscambio si considera fiscalmente emessa e non è possibile inviarla nuovamente con lo stesso numero.

Qual'è la data di ricezione della fattura ?

La data di ricezione della fattura è differente in funzione di come viene recapitata:

se la fattura viene recapitata nella casella PEC, la data di ricezione corrisponde alla data di ricezione della PEC;
se la fattura viene recapitata nel sito web dell’Agenzia delle Entrate, la data di ricezione corrisponde alla data di presa visione della fattura. La presa visione è il momento in cui il ricevente o il suo intermediario accede all’area riservata e visualizza la fattura. Tale operazione viene memorizzata dall’Agenzia delle Entrate;
se la fattura viene recapitata tramite DocEasy, la data di ricezione è quella riportata nel portale DocEasy e corrisponde alla data in cui il Sistema di Interscambio deposita la fattura sui nostri server.

Come posso inviare le fatture al mio cliente?

L’invio della fattura può essere fatto in tre modalità differenti:

Tramite il sito web dell’Agenzia delle Entrate: per utilizzare l’invio tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate è necessario accedere tramite SPID, CNS o credenziali Entratel. A seguito dell’invio della fattura sarà possibile, sempre dal sito dell’Agenzia delle Entrate, verificare le ricevute del Sistema di Interscambio.
ATTENZIONE: in caso di notifica di impossibilità di recapito la fattura si considera fiscalmente emessa. In questo caso si dovrà provvedere tempestivamente ad informare il cliente che la fattura è disponibile presso il sito web dell’Agenzia delle Entrate, eventualmente inviando la stessa tramite altri canali, ad esempio via e-mail ordinaria.
Tramite una casella PEC: è ovviamente necessario avere una casella PEC rilasciata all’azienda che deve emettere la fattura. La PEC va inviata all’indirizzo PEC del Sistema di Interscambio (non all’indirizzo PEC del destinatario) allegando il file della fattura elettronica. L’invio via PEC prevede tre ricevute distinte, sarà quindi necessario verificare la terza ricevuta (quella proveniente dal Sistema di interscambio) per essere sicuri che la fattura è stata emessa.
ATTENZIONE: le prime due ricevute PEC (ricevuta di accettazione e consegna) sono rilasciate dai provider PEC e non attestano l’emissione della fattura. E’ essenziale verificare la terza ricevuta per avere la certezza dell’emissione delle fatture.
ATTENZIONE: in caso di notifica di impossibilità di recapito la fattura si considera fiscalmente emessa. In questo caso si dovrà provvedere tempestivamente ad informare il cliente che la fattura è disponibile presso il sito web dell’Agenzia delle Entrate, eventualmente inviando la stessa tramite altri canali, ad esempio via e-mail ordinaria.
Tramite DocEasy: la procedura di invio consente di semplificare il processo di recapito della fattura perché è possibile chiedere a DocEasy di inviare la fattura al Sistema di Interscambio e parallelamente di effettuare un invio di cortesia via e-mail della fattura in formato PDF. In caso di notifica di impossibilità di recapito, l’obbligo di invio tempestivo al cliente della fattura è gestito automaticamente dalla piattaforma.

Se SDI accetta la mia fattura ma non riesce a recapitarla al cliente cosa devo fare?

Nel caso in cui, per cause tecniche non imputabili al Sistema di Interscambio, il recapito non fosse possibile (ad esempio casella PEC piena o non attiva) il Sistema di Interscambio invierà all’emittente una ricevuta di consegna con impossibilità di recapito e la fattura si considera emessa.
ATTENZIONE: in caso di notifica di impossibilità di recapito la fattura si considera fiscalmente emessa. In questo caso si dovrà provvedere tempestivamente ad informare il cliente che la fattura è disponibile presso il sito web dell’Agenzia delle Entrate, eventualmente inviando la stessa tramite altri canali, ad esempio via e-mail ordinaria.

Per inviare le fatture è meglio usare la PEC, il sito dell'Agenzia o l'HUB DocEasy?

DocEasy offre degli automatismi in più rispetto alla PEC e al sito dell'Agenzia delle Entrate:

firma digitale apposta sulla fattura prima di essere spedita;
e-mail di cortesia al cliente con la fattura in PDF con il proprio logo;
gestione automatica dell'invio della fattura in caso di impossibilità di recapito;
conservazione digitale a norma.

Posso inviare la fattura elettronica dalla mia PEC direttamente alla PEC del destinatario?

No, le fatture elettroniche sono valide solo se transitano attraverso il Sistema di Interscambio. Quindi in uno scenario in cui due soggetti vogliono scambiarsi la fattura via PEC il flusso sarà:

l’emittente invia la fattura via PEC ad un indirizzo PEC del Sistema di Interscambio;
il Sistema di interscambio invierà la fattura alla casella PEC del destinatario.

Se voglio emettere una fattura elettronica cosa devo indicare come indirizzo telematico del destinatario?

L’indirizzo telematico del destinatario da indicare in fattura può essere il suo indirizzo PEC o il suo codice destinatario di 7 cifre. È comunque possibile emettere le fatture elettroniche indicando ‘0000000’ (7 volte zero) come codice destinatario. In questo caso sarà il Sistema di Interscambio a consegnare la fattura al destinatario nel modo indicato da quest’ultimo sul sito dell’Agenzia delle Entrate o nell’area web riservata dell’Agenzia delle Entrate.

Se l'SDI scarta la mia fattura emessa cosa devo fare?

In caso di scarto da parte del Sistema di Interscambio, la fattura si considera non emessa e si dovrà procedere nuovamente alla spedizione della fattura anche riutilizzando la stessa numerazione.

Se scelgo di inviare la fattura tramite PEC quante ricevute dovrò gestire?

La spedizione della fattura via PEC non è un mezzo efficiente in quanto vengono generate 3 ricevute:

una ricevuta di accettazione da parte del fornitore della PEC;
una seconda ricevuta di consegna da parte del fornitore della PEC del cliente;
una terza ricevuta (di consegna o di scarto) da parte del Sistema di Interscambio.

È importante notare che le prime due ricevute non attestano l’emissione della fattura. Ciò che stabilisce se la fattura è emessa, è la ricevuta del Sistema di Interscambio.

Perchè è conveniente spedire la fattura utilizzando un intermediario?

La spedizione tramite un intermediario è più efficiente perché:

non utilizza la PEC come canale trasmissivo e quindi non ci sono ricevute da gestire:
non si corre il rischio che, a causa di problemi imputabili al ricevente (ad esempio la sua casella PEC è piena e non riceve messaggi), ci si trovi in obbligo di notificare al cliente che la fattura è disponibile sul sito web dell’Agenzia delle Entrate;
le fatture spedite sono firmate digitalmente;
in caso di impossibilità di recapito per cause non imputabili al Sistema di Interscambio, la spedizione via e-mail di un duplicato della fattura è automatica da parte dell’HUB;
possibilità di inviare una e-mail di cortesia al cliente con la fattura in PDF con il proprio logo;
si possono sfruttare altri automatismi utili a snellire i processi di invio e ricezione;
la conservazione a norma delle fatture emesse e ricevute è automatica.

Qual'è la data di emissione della fattura?

La data di emissione della fattura è la data riportata nella fattura stessa (campo “Data” della sezione “DatiGenerali”).

Devo per forza apporre la rima digitale sulla fattura prima di spedirla?

La firma digitale sulla fattura B2B emesse non è necessaria ma consigliata. In ogni caso resta l’obbligo di firma per le fatture emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione. DocEasy appone la firma digitale su tutte le fatture B2B e PA spedite.