ll Responsabile della conservazione è una delle nuove figure che troviamo nelle “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” di AgID in attuazione dal primo gennaio 2022.
Del Responsabile della conservazione (come di altri soggetti coinvolti) vengono specificati requisiti, compiti e responsabilità. Il termine “conservazione” è quello che ha la piena valenza giuridica e sostituisce precedenti formulazioni quali conservazione ottica e conservazione sostitutiva. Di fatto, si tratta di conservazione digitale, ma, a rigor di legge, è la conservazione dei documenti informatici, ovvero ogni atto, fatto o dato che abbia rilievo giuridico e, quindi, valenza probatoria. Di qui l’importanza di una conservazione rispettosa delle norme.
La nomina del Responsabile della conservazione è obbligatoria sia per i soggetti pubblici che per le aziende private. Nei soggetti privati il ruolo del responsabile della conservazione può essere svolto anche da un soggetto esterno all’organizzazione titolare del documento, a condizione che sia terzo rispetto a chi gestisce il servizio di conservazione e dotato sempre delle necessarie competenze giuridiche, informatiche e archivistiche.
Il Responsabile della conservazione deve porre in essere tutta una serie di attività di controllo in grado di monitorare tali attività, perché è lui, o lei, che resta, giuridicamente, “responsabile”.
Con Determinazione n. 629/2021, l’AgID ha approvato le modifiche al Regolamento riguardante i criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici. Il regolamento si compone di due allegati: il primo contiene i requisiti generali nonché i requisiti di qualità, di sicurezza e organizzazione necessari per la fornitura del servizio di conservazione; il secondo contiene le indicazioni per il piano di cessazione del servizio di conservazione. I conservatori in possesso di questi requisiti, possono presentare domanda di iscrizione al “Marketplace dei servizi di conservazione” di AgID.
Il Regolamento integra quanto già definito nell’ambito delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione del documento informatico emanate a settembre 2020.
Consulta il regolamento al link: AGID CONSERVAZIONE
Dettaglio del servizio di "Responsabile della Conservazione a norma Documentale":
